Ogroman problem s Gmail-om

Već neko vrijeme mi kolege, prijatelji, poznanici.. govore da im moji mailovi odlaze u spam folder. Danas sam se odlučila malo pozabaviti time i moram priznati da sam zapela. Uz pomoć www.mail-tester.com sam saznala da je moja IP adresa blacklist-ana od strane SORBS-a. Zatražila sam da me delist-aju tj. maknu s blackliste. Dobila sam odgovor da to neće učiniti jer se moje IP adrese konstantno šalju spam mailovi. Nakon malo kopanja po njihovoj stranici sam i sama to vidjela, njih nekoliko na dan se šalje s moje IP adrese. Pretpostavljam da moram nekako promijeniti IP adresu s koje šaljem mailove, ali ne znam kome se obratiti. Našla sam IP adresu svog računala i rutera, ali nijedna od njih nije jednaka adresi koju mail tester izbacuje kao blacklist-anu. IP adresa koju sam našla u zaglavlju mail-ova koje šaljem je jako slična, ali u konačnici različita od one na mail tester-u. Kada sam IP adresu s mail tester-a ubacila u online IP address lookup alat, saznala sam da adresa pripada Google-u. Trebam li se obratiti direktno Google-u i na koju email adresu obzirom da na internetu nalazim samo support-in@google.com. To je adresa za korisničku podršku za Indiju (ako sam dobro razumjela)? Je li moguće promijeniti IP adresu s koje se šalju mail-ovi ili moram napraviti novu email adresu? To je jako nezgodno jer tu adresu koristim za jako puno stvari obzirom da je to moja osobna adresa. Ukoliko je to jedino rješenje, dobro bi mi došli savjeti kako da si što više olakšam prijelaz sa stare adrese na novu.

Onda ne miješam stvari ja nego oni. Nije mi rečeno da mi je email na blacklisti već IP adresa. Copy&paste onoga što mi izbaci:

Spam kod koga? Tvojih prijatelja, kolega? Pa neka ga označe da nije spam i gotovo. Bitno je cijele poruke dođu do njih. Ako ne dolaze, to je već problem.

Primjer: da kupiš pretplatu na Microsoft 365 i njihov Outlook on the Web, vidjela bi da SAV mail prvo odlazi u folder "bezvrijedna pošta", a u njemu potom moraš legitimne poruke označiti da nisu spam i tako trenirati Microsoftov filter za tvoju e-mail adresu. Nakon toga više ne baca prepoznate mailove u bezvrijednu poštu ali baca sve ostale koji stignu po prvi put i koje su mu nepoznate tj. nisu whitelistane. Pa moraš provjeravati taj folder s bezvrijednom poštom bar jednom tjedno. To ionako svi preporučuju: ako niste dobili naš mail, provjerite spam folder.

Ti nemaš ništa s IP adresom. S njom imaju veze tvoj ISP ili Google. A teško da će Googleovi mail serveri samo tako završiti blacklistani. Ako i završe, to se brzo sredi.

 S HT-om se može komunicirati. Probao sam, trajalo je, ali je srodni problem riješen. Barem imaš koga vuči za rukav. Čak sam uspio kontaktirati i Microsoft i dobio feedback od žive osobe. Ali Google...

I zato ne koristim Google za važne stvari.

 A sistemci i admini su kao normalni? 

Šalu na stranu koliko sam ja shvatio OP koristi Gmail i šalje mailove preko njihovog sučelja.

Ali da, može biti hrpa uzroka zašto joj mailovi idu u spam i bez primjera maila je to teško znati.

Par savjeta što treba izbjegavati, a što korisnici često rade, slanje maila bez "subjecta" = veliki NE, slanje mailova sa attachmentom bez ikakvog teksta, i/ili bez subjecta, i/ili samo sa generičkim potpisom = veliko NE.

Da odgovorim prvo na neka pitanja:

Mail-ovi koje pošaljem sa svoje Gmail adrese odlaze u spam kada šaljem drugim korisnicima Gmail usluge.

Google-ovi self help članci mi nisu od neke pomoći jer svi impliciraju da koristim Gmail poslovno za slanje newslettera no ja sam najprosječniji mogući korisnik i stvarno ne vidim razlog da moji mailovi idu u spam.

Nije problem što nekom kolegi ode u spam jer njemu lako objasnim da pritisne da nije spam, problem je kada šaljem nekom nepoznatom koga ne mogu kontaktirati telefonom te se ne mogu osigurati da su dobili moj mail.

Prijateljici sam na mail adresu proslijedila mail za koji znam da je završio u spamu kod primatelja i onda mi je ona izvukla izvornik mail-a, ali moram priznati da nisam sigurna što od toga bih morala zacrniti da se ne dovedem u neku potencijalno opasnu situaciju :/

A i ne znam hoće li se vidjeti razlog zašto je završio u spam-u kod originalnog primatelja ako je proslijeđen prijateljici kod koje mi nikada nisu mail-ovi išli u spam? Moram li zatražiti originalnog primatelja da mi izvuče izvornik?

Hvala svima na svim porukama!!

"Nije problem što nekom kolegi ode u spam jer njemu lako objasnim da pritisne da nije spam, problem je kada šaljem nekom nepoznatom koga ne mogu kontaktirati telefonom te se ne mogu osigurati da su dobili moj mail."

E-mail nije 100% pouzdana usluga. Ako je nešto jako važno, zamoliš drugu stranu da ti potvrdi primitak poruke. Nije teško napisati - molim vas, potvrdite primitak poruke. E-mail ima tendenciju nestajanja (antispam, antiphishing, antivirus filteri). Poruke nestanu bez traga i niti jedna strane o tome nije obaviještena (niti pošiljatelj, niti primatelj). To je svakodnevna situacija.

"Prijateljici sam na mail adresu proslijedila mail za koji znam da je završio u spamu kod primatelja"

Nadam se da si pročitala što sam napisao o Microsoftu i kako se njegovi filteri ponašaju kod novoprimljenih poruka koje nisu ručno označene kao ne-spam. To je današnji internet, pomiri se s tim.

"A i ne znam hoće li se vidjeti razlog zašto je završio u spam-u kod originalnog primatelja ako je proslijeđen prijateljici kod koje mi nikada nisu mail-ovi išli u spam? Moram li zatražiti originalnog primatelja da mi izvuče izvornik?"

Nekada iz zaglavlja primljenih poruka nećeš saznati ništa (HT-ov sustav zaštite), a nekada hoćeš (Microsoft 365 i neki Linuxi koje koristim na poslu), ovisno koliko informacija koji sustav zaštite zapiše u zaglavlje neke poruke.

Primjer ocjenjivanja poruke je li spam ili nije:

X-Spam-Flag: NO
X-Spam-Score: 3.482
X-Spam-Level: ***
X-Spam-Status: No, score=3.482 tagged_above=2 required=6.31
   tests=[BAYES_00=-1.9, DKIM_VALID=-0.1, DKIM_VALID_AU=-0.1,
   DKIM_VALID_EF=-0.1, DKIM_VERIFIED=-0.1, FREEMAIL_FROM=0.001,
   FREEMAIL_REPLYTO=1, HK_SCAM=1.786, RCVD_IN_DNSWL_NONE=-0.0001,
   RCVD_IN_MSPIKE_H2=-0.001, SPF_HELO_NONE=0.001, SPF_PASS=-0.001,
   UNDISC_FREEM=2.996] autolearn=no autolearn_force=no

Ali to običan korisnik niti ne gleda. I nema potrebe gledati.

Internet je pun uputa kako napisati e-mail:

https://movableink.com/blog/how-to-prevent-emails-from-going-to-spam

https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30594/a-marketer-s-guide-to-getting-past-email-spam-filters.aspx

https://intelligentcontacts.com/7-tips-to-keep-your-emails-out-of-the-spam-filter/

Naravno da ne mislim da je mail 100% pouzdana usluga, ali ne bi ju toliko ljudi i firmi koristilo da je toliko nepouzdana koliko obje poruke iznad daju naslutiti. Radila sam neko vrijeme u uredu u gređevinskoj firmi i svaki dan imala posla s hrpetinom mailova pa nikada nisam doživjela da je neki mail završio u spamu ako nije trebao, niti poslani niti primljeni. Niti sam ikada od ikoga koga poznajem čula da ima ovakav problem.

A kao što već rekoh za self help članke koji impliciraju da šaljem marketinške email-ove, to očito ne radim obzirom da je u pitanju moja osobna mail adresa. Ali ako je potrebno, nije mi problem objasniti za svaki "savjet" zašto mi ne pomaže i primjenjujem li ga već:

1. Ask Subscribers to Whitelist Your Email Address

Ako nekome šaljem mail po prvi put i nemam njihov broj telefona, ne mogu ih zamoliti da me whitelist-aju.

2. Always Get Permission to Send Emails
Slično kao i prva točka, neizvedivo ako ne mogu kontaktirati tu osobu.

3. Follow the Laws Governing Email Marketing

Send without the recipient’s permission.
Send without including a mailing address.
Send with a deceptive subject line.
Send without including a way for recipients to opt-out.
Ovo naravno nema nikakvog smisla osim ako se stvarno bavim marketingom..

4. Use a Reputable Email Marketing Program
Opet isto kao i za točku prije....

5. Proofread Your Emails
Već to radim.

6. Don’t Write Spammy Subject Lines
Već to radim

7. Purge Abandoned Email Addresses from Your List
Takvih nemam.

8. Use a Spam-Checking Tool

Probala Emailable, dobila zelenu kvačicu uz poruku "deliverable".

9. Have a Clear Sender Address
Dap.

10. Email Your Subscribers Regularly
Opet, marketing......

11. Make it Easy to Unsubscribe

Marketing........

12. Be Honest
Dap.

1. Don't buy or rent email lists.
Nisam.

2. Don't scrape sites for email addresses.

Nisam.

3. Don't email people who have bounced repeatedly.

Pretpostavljam da nisam.

4. Don't use all caps anywhere in your email or its subject line.
Možda sam jednom jednu riječ napisala u capsu, ako i to.

5. Don't use exclamation points!!!!!
Obzirom da se ovo odnosi na puno ! zaredom, nisam ni to.

6. Don't use video, Flash, or JavaScript within your email.
Nisam.

7. Don't embed forms in your emails.
Nisam.

8. Don't include attachments to your emails.
... Baš ono nikad?

9. Don't use spam trigger words.
Nisam (valjda, kad se izgugla koje su spam trigger words ih izbaci milijun i to izbacuje ne samo fraze nego doslovno po jednu riječ, tipa "buy", zanima me koliki je onda popis riječi koje smijem koristiti?)

10. Don't use a red font when drafting your emails.
Nisam.

11. Don't forget to use spell check.
Nisam.

12. Don't jam pack your email copy with keywords.
Nisam.

13. Don't use an overwhelming number of images, or huge images.
Nisam.

14. Keep your email lists current and clean.
Aham.

15. See if you can reengage inactive or infrequently active subscribers.
Marketing..........

16. Do use double opt-in.
Marketing............

17. Ask your subscribers to add you to their address book.
Pogledati točku 1. skrooooz na početku prvog popisa.

18. You must include a clear unsubscribe link and a physical mailing address in your email footer.
Marketing..............

19. Honor your unsubscribes and remove them from your mailing list.
Marketing................

20. Use a familiar sender name.
Sender name je moje ime i prezime.

21. Include your recipient’s name in the "To:" field.
Mogu probati...

22. Offer recipients both an HTML and a plain text version of your emails.
Nema potrebe za HTML-om u mojim mail-ovima.

23. Allow people to view your email in a web browser.
Nema potrebe.

24. Include alt text in your email images.
Nema potrebe.

25. Keep your emails short and sweet.
Dap.

26. Test your emails before sending them.
Opet nema potrebe obzirom da su mi mailovi čisti tekst.

27. Get an email sender accreditation from a third party.
Kako? Vjv opet marketing.

28. Monitor the reputation of your sender's IP address.
Ovo sam gledala pa su mi govorili da bezveze gledam to, ima sve gore u originalnom postu i porukama nakon.

29. Always stay up-to-date on changes in email sending laws, ISP behavior, and spam filter technology.
A baš.

1|Avoid using “spammy words”

Vidi točku 6. u prvom popisu.

2|Don’t send emails with lots of images and sparse text.

Ne radim.

3|Chill out on all the hyperlinks.

Ščilana.

4|Don’t use URL shorteners or full URL strings for your links.

Ne radim.

5|Clean up your HTML bro!

Nema razloga da koristim HTML bro!

6|Don’t hide or exclude a link to unsubscribe.

Marketing..................

7|Include a plain text version—not just HTML

Vidi točku 22. u drugom popisu.

Nadam se da neće više biti ovakvih prijedloga, ne znam tko pročita ove članke i pomisli da imaju ikakve veze s mojim problemom.

Kratko i jasno, mailovi koje šalješ uredno stižu do primatelja, a njihov mail program ih zbog nekog razloga prebaci u spam folder. Znači da je njihov mail program iz nekog razloga zaključio da je u pitanju spam, a razloga za to može biti jako puno i bez uvida u takav mail ili komunikaciju sa mail serverom koji je primio takav mail teško ti netko može više pomoći.

Tek kada se vidi mail na mail serveru i mail na računalu primatelja može se napraviti analiza i vidjeti tko je označio mail kao spam i zašto.

I sama si rekla da ne završava svima u spamu već samo nekima. Gmail za obične korisnike koliko mi je poznato nema opciju zahtijevanja potvrde primitka, to bi ti donekle pomoglo.

Odradila si test preko www.mail-tester.com i to si dobro napravila, ali mi ne znamo rezultate, pretpostavljam onda da je sve ok osim detalja da je tvoj mail server izlistan u dvije blackliste. Evo sad sam ja odradio test sa mojim gmailom i rezultat je isti, izlistan je u dvije blackliste (SORBS), IP adresa pripada Googleu, ali svejedno koliko znam svi uredno primaju moje mailove i nitko mi nije rekao da mu idu u spam.

Moj komentar je bio općenite prirode, za druge koji će čitati ovu temu, nije bio upućen samo tebi. Isto tako kad kolega kaže da nije 100% pouzdan, to ne znači automatski da je totalno nepouzdan, ali uvijek postoji manji određeni postotak mailova koji ne stignu na odredište iz raznih razloga.

Mailovi se "razvrstavaju" i provjeravaju na više lokacija, prva je na odlaznom serveru (obično tu provjere nisu rigorozne), na dolaznom serveru (tu se skeniraju od virusa, provjeravaju IP adrese pošiljaoca u raznim spam bazama, ocjenjuju prema spam ljestvicama...) i na računalu primatelja. Niti jedan korisnik bez povratne informacije (pošiljatelj, dolazni mail server) ne zna koliko je mailova negdje zapelo i nije uopće stiglo do njih jer ih je dolazni mail server odlučio ne primiti ili ih je označio kao "spam".

Hvala svima na porukama, rješenja onda očito nema, napravit ću novu email adresu i nadati se najboljem.

Vjerojatno šalje ponude za svoje usluge ili proizvode ili oboje, pa su poruke tako sročene da ih se lako proglasi spamom. Nagađam, jer nismo dobili informaciju o čemu se radi. Koliko god novih e-maila adresa sam otvorio na Gmailu, nikada nisam imao takvih problema. Ako šalješ poruke normalnog sadržaja, lakše će biti dostavljene. A sve ono što drugi navode kao savjete, treba uzeti u obzir i razmisliti zašto poruke ne prolaze.

Na Webu ima puno poruka koje pojašnjavaju 1.) domain reputation 2.) IP reputation 3.) E-mail address reputation.

Svi takvi članci će se odmah referirati na sadržaj poruka e-maila. I tu treba tražiti uzrok problema.

A možda je i e-mail adresa nepoćudna...